簽字儀式，簡稱簽字，通常是指訂立合同，協議，條約的各方在合同、協議、條約正式簽署時所舉行的正規簽署儀式。舉行簽字儀式，不僅是對談判成果的一種公開化、固定化、系統化、文字化、而且也是有關各方對自己履行合同、協議、條約所做出的一種正式承諾，它標志著有關各方取得了相互關系有了更大的進展，以及消除了彼此之間的誤會或抵觸而達成了一致性見解的重大的成果。因此，它受到了各方人士的高度重視。

對于接待人員來說，在簽字儀式這種重大場合，不僅要做好自己所負責的具體工作，更要知禮守禮，特別要注意以下3個主要方面的內容：

一、準備工作

簽字儀式是一種很正規的活動，因此對于其準備工作，接待人員決不能掉以輕心。一般來說，在舉行簽字禮儀式之前，接待人員應當竭力做好以下幾個方面的工作：

（一）布置好簽字廳

簽字廳既有常設專用的，也有用會議廳、會客室來臨時代替的。但不管怎樣，為了體現出簽字儀式對于協議雙方的重要性，在布置會場時都要注意把握這樣一個總體原則，即要表現出莊重、整潔、清靜的氛圍。

一間標準的簽字廳，首先不可忽視的就是地毯的運用，柔軟的地毯可以減輕腳步聲，從而有助于緩解與會代表們內心的緊張情緒，地毯應該鋪滿整個房間。另外，除了必要的簽字使用的桌椅外，其他一切的陳設都不需要。正規的簽字桌應為長桌，可供簽字各方同時使用，以體現協約各方的平等地位，其上最好的鋪設深綠色的臺呢，顯得莊重、大方。

按照簽字禮儀的規范，簽字桌應當橫放于室內。在其后，可擺放適量的座椅。簽署雙邊性合同時，可放置兩把座椅，供簽字人就座。簽署多邊性合同時，可以僅放一把座椅，供各方簽字人簽字時輪流就座，也可以為每位簽字人再各提供一把座椅。簽字人就座時，一般應當面對正門。

在簽字桌上，循例應當事先安放好待簽的合同、協議或者條約文本以及簽字筆、吸墨器等等字時所必需的文具。必須對簽字筆進行事前的檢查試用，千萬不能出現臨時流水不暢的尷尬局面。一般選用的是黑色簽字筆。

如果是與外方人士簽署合同、協議或者條約時，還應注意在簽字桌上插放有關各方的國旗。插放國旗時，在其位置與順序上，必須按照禮賓序列而行。例如，簽署雙邊性涉外合同、協議或者條約時，有關各方的國旗須插放在該簽字人座椅的正前方。

（二）預備好待簽文本

依照接待禮儀的規則，在正式簽署文件之前，應當由舉行簽字儀式的主辦方負責準備待簽合同、協議或者條約的正式文本。

簽署有關涉外的文件時，按照國際慣例，待簽的文本還應該同時使用有關各方法定的官方語言，或者使用國際上通行的英文、法文。此外，亦可同時并用有關各法定的官方語言和英文或法文。使用外文撰寫文件時，應反復推敲，字斟句酌，不要望文生義或不解其意而亂用詞匯，以免出現不同語言文本表述的差異，或者某一語言文本內容的缺失或增加。

待簽的合同、協議或者條約的正式文本，應該以精美的白紙印制而成，按大八開的規格裝訂成冊，并以高檔質料，比如真皮、金屬、軟木等等來作為其封面。

（三）規范服飾

按照規定，簽字人、助簽人以及隨員，在出席簽字儀式時，一定要簡約、莊重，切不可“摩登前衛”或者是標新立異。一般而言，應當穿著具有禮服性質的深色皮鞋西裝套裝、中山裝套裝或西裝套裙，并且配以白色襯衫與深色，男士還必須系上單色領帶，以示正規。

在簽字儀式上露面的禮儀人員、接待人員，可以穿自己的工作制服，或是旗袍一類的禮儀性服裝。

在參加簽字儀式之前，應當認真修飾個人儀表，尤其是要選擇合適的發型。女性避免佩戴過多的首飾和飾物，應以淡妝示人，表現出落落大方的氣質。

二、位次排列

從禮儀規范上來講，舉行簽字儀式時，在力所能及的條件下，一定要鄭重其事，認認真真。其中最為引人注目者，當數舉行簽字儀式時座次的排列方式問題，它能直接體現出簽字各方的禮遇問題，不可有怠慢之嫌，應突出簽約各方的平等地位。

簽字時各方代表的座次，是由主方代為先期排定的。一般而言，舉行簽字儀式時，座次排列共有3種基本形式，它們分別適用于不同的具體情況。

（一）并列式

并列式排座，是舉行雙邊簽字儀式時最常見的形式。它的基本做法是：簽字桌在室內居中面門橫放。雙方出席儀式的全體人員在簽字桌之后并排排列，雙方簽字人員居中門面而坐，客方居中，主方居左。

（二）相對式

相對式簽字儀式的排座，與并列式簽字儀式的排座基本相同。兩者之間的主要差別，只是相對式排座將雙方的隨員席移至簽字人的對面。即簽字桌在室內居中面門橫放。雙方簽字人員居內面門而坐，客方居右，主方居左。雙方出席儀式的全體人員則在簽字桌之前并排排列。

（三）主席式

主席式排座，主要適用于多邊簽字儀式。其操作特點是：簽字桌仍須在室內橫放，簽字席仍須設在桌后面對正門的位置，但只設一個，并且不固定其就座者。舉行儀式時，所有各方人員，包括簽字人在內，皆應背對正門、面向簽字席就座。簽字時，各方簽字人應以規定的先后順序依次走上簽字席就座簽字，然后即應退回原處就座。

三、基本程序

簽字儀式的時間不應太長，但其程序必須十分規范、莊重而又熱烈。簽字儀式的正式程序一共分為4項。當接待人員在具體操作簽字儀式時，可以依據下述基本程序進行運作。

（一）宣布開始

簽字儀式的第一項是宣布簽字儀式正式開始。此時，有關各方人員應先后步入簽字廳，在各自既定的位置上正式就位。

（二）簽署文件

簽字儀式的第二項是簽字人正式簽署合同、協議或條約的文本。通常的做法，是首先簽署應由己方所保存的文本。然后再簽署應由他方所保存的文本。

依照禮儀規范，每一位簽字人在己方所保留的文本上簽字時，按慣例應當名列首位。因此，每一位簽字人均須首先簽署將由己方所保存的文本，然后再交由他方簽字人簽署。此種做法，通常稱為“輪換制”。它的含義是：在文本簽名的具體排列順序上，應輪流使有關各方均有機會居于首位一次，以顯示機會均等，各方安全平等。

(三)交換文本

簽字儀式的第三項是簽字人正式交換已經有關各關方正式簽署的合同、協議或條約文本。此時，各方簽字人應該起立并誠摯地握手，互致祝賀，并相互交換方才用過的簽字筆，以志紀念。全場人員應熱烈鼓掌，以表示祝賀之意。

(四)飲酒慶賀

簽字儀式的最后一項是飲酒互相道賀。所飲用的酒水應為香檳酒，由主辦方開啟香檳，有關各方人員一般應在交換文本后當場飲上一杯香檳酒，并與其他方面的人士一一干杯。這是國際上所通行的增加簽字儀式喜慶色彩的一種常規性做法。